Asiakirjajulkisuuskuvaus

Porvoon kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus on tiedonhallintalain (2019/906) 28§:n mukainen kuvaus kaupungin tiedoista ja asiakirjoista. Kuvausta ylläpidetään julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ja siitä on tarkoitus ilmetä tiedot kaupungin hallinnoimista tietovarannoista, tietoaineistoista ja asiarekisteristä, sekä siitä miten asiakkaat ja muut asianosaiset pääsevät käsiksi näihin tietoihin.

Kuvauksen tarkoituksena on avustaa ja helpottaa asukkaita sekä muita tietopyyntöjen tekijöitä tietopyyntöjensä kohdistamisessa.

Julkisuuslain (621/1999) perusteella viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti aina julkisia, jollei julkisuuslaki tai muu lainsäädäntö erikseen määritä asiakirjaa salassa pidettäväksi.

Voit tehdä tietopyynnön useilla eri tavoilla. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, jos se on mahdollista. Lisätietoja tietopyynnön tekemisestä sekä tietopyynnön käsittelyn aikarajoista:

Kaupungin viranomaisen hallussa olevaa julkista asiakirjaa koskevan tietopyynnön voi esittää kirjallisesti tai suullisesti kirjaamoon.

Kaupungin viranomaisen hallussa olevaa julkista asiakirjaa tai tietoa pyytävän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään.

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Salassa pidettävää asiakirjaa koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään ensisijaisesti kirjallisesti kaupungin sähköisellä tietopyyntölomakkeella.

Jos kaupungin viranomaisen hallussa on toisen viranomaisen laatima tai toisen viranomaisen käsiteltävänä olevaa asiaa koskeva asiakirja, voi kaupungin viranomainen siirtää tietopyynnön käsittelyn asiakirjan laatineen tai sitä koskevan asian käsittelystä vastaavan viranomaisen päätettäväksi.

Kaupungin viranomaiset rekisteröivät ja käsittelevät henkilötietoja tietojärjestelmissään ja asiakirjoissaan. Rekisteröidyllä on oikeus kirjallisesti pyytää tarkistamaan häntä koskevat tiedot rekisterinpitäjältä tarkistuspyyntölomakkeen avulla, jolloin rekisterinpitäjänä toimivan Porvoon kaupungin edustajan on annettava rekisteröidylle tieto henkilötietojen käsittelystä.

Tietojen luovuttamisesta ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä päätetään kaupungin hallintosäännön mukaisesti.

Tietovarannoilla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muissa toiminnoissa käytettäviä tietoaineistoja ja yksilöiviä rekisteritietoja sisältäviä kokonaisuuksia. Tietovarannon tietoja voidaan käsitellä joko tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Porvoon kaupungin tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä. Tässä asiakirjajulkisuuskuvauksessa kaupungin tietovarannot on jaettu kaupungin viranomaisten tehtävien mukaisia käyttötarkoituksia varten koottuihin ja järjestettyihin kokonaisuuksiin. Tietovarantoihin sisältyvien henkilörekistereiden osalta rekisteröidyn informointi on toteutettu Porvoon kaupungin internetsivuilla. Linkki rekisteröidyn informointiin löytyy sivun lopusta tietopyynnön tekoa helpottavien linkkien alta.

Porvoon kaupungilla on 9 tietovarantoa, jotka jakautuvat 32 tietoaineistokokonaisuuteen. Tietoaineistokokonaisuudella tarkoitetaan tietovarantojen alaisia, sähköisistä tiedoista ja paperiasiakirjoista muodostuneita tarkempia viranomaisten tietokokonaisuuksia.

Esimerkiksi henkilöstöhallinnon tietoaineistokokonaisuus pitää sisällään kaupunkiorganisaation henkilöstön palvelus- ja virkasuhteiden hoitamiseen liittyviä tietoja. Tietoaineistokokonaisuuteen sisältyviä asiakirjoja ovat esimerkiksi työsopimukset.