Arbetet med att förnya strukturerna inom kultur- och fritidstjänsterna framskrider

En strukturutredning pågår inom kultur- och fritidstjänsterna. I utredningen granskas särskilt strukturerna för det fria bildningsarbetet, den grundläggande konstundervisningen och idrottstjänsterna.

– Strukturutredningen görs i enlighet med Borgå stads program för hållbar ekonomi 2020–2023 som stadsfullmäktige har godkänt. Bildningsnämnden har fått information om ärendet på en kvällsskola i juni och på sitt möte i september, berättar bildningsdirektör Sari Gustafsson.   

– I praktiken utreder vi de behov, synergieffekter och fördelar som en eventuell gemensam förvaltning kan medföra för musikinstitutet, konstskolan och medborgarinstitutet. Konsultföretaget KPMG började med utredningen våren 2020. Som ett resultat av utredningsarbetet har man kommit fram till flera olika modeller, som nu kommer att granskas noggrannare av kultur- och fritidstjänsterna och en egen modell för Borgå kommer att skapas, säger kultur- och fritidsdirektör Merja Kukkonen. 

Kultur- och fritidstjänsternas egen strukturarbetsgrupp arbetar vidare med att utveckla modeller under hösten 2020. Också personalen får delta mera i arbetet i fortsättningen.Målet är att beslut ska fattas i ärendet i början av nästa år. 

I programmet för hållbar ekonomi ingår också att staden ska utreda en överföring av avgiftsbelagda motionskurser för vuxna från idrottstjänsterna till medborgarinstitutet.

– Kultur- och fritidstjänsterna har redan berett ärendet, och en omorganisering av verksamheten håller på att inledas. För att göra verksamheten enhetligare har vi som mål att överföra avgiftsbelagda kurser för invånarna till medborgarinstitutet från början av höstterminen nästa år. Detta underlättar för invånarna då de hittar alla kurser på samma ställe. Dessutom försvinner överlappningar och arbetsfördelningen mellan medborgarinstitutet och idrottstjänsterna blir tydligare. Båda kan koncentrera sig på att utveckla sin egen verksamhet. Staden drar också nytta av att statsandelarna i sin helhet används för medborgarinstitutets kurser, säger Merja Kukkonen.

Enheten för grundläggande konstundervisning, dit Borgånejdens musikinstitut och Borgå konstskola hör, har redan nu ett tätt samarbete bland annat via bildmusiklekis och enheternas ekonomi- och personalplanering. Enheten för grundläggande konstundervisning utvecklar, övervakar och stöder också verksamheten hos privata institutioner och aktörer som erbjuder grundläggande konstundervisning. Det är ändamålsenligt att skapa gemensamma arbetssätt och en gemensam verksamhetsmodell för samarbetet.

– Ytterligare nytta i samband med förnyelsen skulle fås av en eventuell gemensam pool för den grundläggande konstundervisningen och medborgarinstitutet, vilken skulle omfatta gemensamma stödtjänster under en förvaltning, t.ex. i fråga om ICT, ekonomi, kundbetjäning, kommunikation, marknadsföring och upphandling. Datasystem som kommunicerar med varandra skulle göra vardagen smidigare för aktörerna och underlätta ledning genom information och invånarnas delaktighet. Denna process pågår redan.

– Förnyelsen skulle öka samarbetets betydelse, förstärka verksamheten och förbättra kvaliteten på den grundläggande konstundervisning, som redan nu uppfattas som bra. Modellen skulle också stöda den lokala och regionala utvecklingen, konstaterar Merja Kukkonen.  

I strukturutredningen som gjorts av KPMG har man koncentrerat sig på antalet anställda inom förvaltningen och på stödtjänsterna (ICT, HR, ledning, kommunikation, köptjänster osv). I Borgå har man märkt att pensioneringar inom förvaltningarna för de tjänster som utreds innebär möjlighet till förändring, vilket förutsätter ett nytt, mera strömlinjeformat ledningssystem. Det är inte meningen att minska på antalet anställda inom kärnverksamheten, dvs. undervisningen. Förnyelsen går inte ut på att ändra undervisningspersonalens roll eller mängd, utan att stöda kärnverksamheten och förbättra tjänsterna.   

I utredningen har beaktats att verksamhetsenheternas finansiering består förutom av stadens finansieringsandel också av andra källor, såsom olika statsandelar, projektfinansiering och bidrag. I granskningen har ingått statsandelen enligt tillståndet att ordna grundläggande konstundervisning och statsandelen för fritt bildningsarbete i förhållande till kommunandelen.

I strukturutredningen har dessutom lyfts fram bland annat följande faktorer som inverkar på verksamhetens kvalitet och hur den fungerar samt ekonomiska verkningar:

• Förvaltningen blir lättare vid en fusion
• Stödpersonalen har möjlighet att specialisera sig, varje aktör måste inte göra allting själv, effektiviteten och kvaliteten förbättras, bl.a. kommunikation och marknadsföring, ekonomi och ansökningar om projektfinansiering, personalledning, ICT, upphandling osv. 
• Anskaffningar görs centraliserat och med större volym
• Användningen av lokaler blir effektivare
• Eventuell försäljning av fastigheter ger inkomster
• Kvalitetsfaktorer såsom undervisning, kursutbud och dragningskraft får mera resurser och betydelse 
• Undervisningspersonal kan få ordinarie anställning eller timlärarna kan få mera undervisningstimmar som en del av centraliseringen
• Mängden undervisning kan ökas tack vare kostnadsbesparingar 
• Utkontraktering ökas i mån av möjlighet (köp och personalkostnader)
• Besparingar uppnås då digitala tjänster såsom reserveringssystemet för kurser förenhetligas
• Arrangerandet av undervisningstjänster för andra kommuner effektiveras 
• En större enhet får mera synlighet, är starkare och hörs bättre