Stadens organisationsreform kommer att behandlas i stadsstyrelsen

I april genomfördes ett delaktighetsprojekt förr personalen. Efter projektet har utkastet till organisationsstrukturen som offentliggjordes i mars preciserats.

– Personalen kom med viktig respons under projektet. Sammanfattningen visar som väntat att en del av personalen upplever organisationsändringen som hot och en del ser ändringen som möjlighet att utveckla sig och förbättra tjänster, summerar personaldirektör Anu Kalliosaari.

Utifrån responsen har man gjort ändringar i sektorernas namn och ändrat serviceområdenas struktur. Organisationens grundläggande struktur liknar ändå den som fanns i utkastet som offentliggjordes i slutet av mars.

Den operativa organisationen har fyra sektorer: sektorn för koncerntjänster, sektorn för livskraft, sektorn för stadsutveckling och sektorn för växande och lärande. Den politiska organisationen motsvarar den operativa organisationen. Under stadsstyrelsen lyder en ny koncernsektion som stärker koncernstyrningen.

– Man har mest talat om den nya sektorn för livskraft, placeringen av idrotts- och ungdomstjänsterna, grundläggande konstundervisningen och Navigatorn i den nya organisationen och om frågor som gäller förvaltningen, berättar stadsdirektör Jukka-Pekka Ujula.

– I sektorstrukturen har man strävat efter en balanserad helhet med hänsyn till sektorernas personalantal, budget och verksamhetens effekter, också med beaktande av reformer på riksnivån, bland annat reformeringen av arbets- och näringstjänster och stadens nya strategiska linjer, fortsätter Jukka-Pekka Ujula.

I sektorernas serviceområden har man försökt samla arbetstagare och tjänsteinnehavare med samma slags utbildningsområde och yrkeskompetens. Detta syns bland annat som centralisering av förvaltningen och placering av arbetsuppgifter på den tekniska sektorn huvudsakligen i stadsutvecklingssektorn och lokalitetsledningen. Att kompetens samlas i samma serviceområde ger många slags synergiförmåner och stärker personalens yrkesidentitet.

Utgångspunkten i beredningen har varit att modellen för fattande av politiska beslut och den operativa organisationen ska stöda varandra. Förslaget utgår från tanken på en stark demokratisk styrning av den politiska organisationen.

– Det är viktigt att märka att det inte är ändamålsenligt att minska på antalet sakkunniga som bereder ärenden på tjänsteansvar till politiska organ när antalet politiska organ förblir detsamma. Organisationsstrukturen ska dessutom stöda ledningen av sektorerna. Avsikten är att ledningspraxis ska förenhetligas och stärkas, och för närmaste chefer, chefer på olika nivåer och personalen ordnas det träning och utbildning inför ändringen, berättar personaldirektör Anu Kalliosaari.

– Det går inte att bygga en organisationsmodell som förenar alla mål, utan man måste göra kompromisser. Modellen måste ännu ses över när uppgifterna, de ekonomiska möjligheterna och lagstiftningen utvecklas, påminner stadsdirektör Jukka-Pekka Ujula.

Organisationsreformen i staden är aktuell på grund av välfärdsområdesreformen. När social- och hälsovårdssektorn och räddningsväsendet övergår till välfärdsområdet år 2023 kommer stadens organisation att nästan halveras. Arbets-och näringstjänsterna överförs till kommunerna år 2024. – Förändringarna medför ändringar också i stadens verksamhet. Stadens uppgift att skapa välbefinnande och främja ortens livskraft betonas, och samtidigt ökar betydelsen av styrningen på koncernnivå. Den nya organisationen måste också kunna bemöta den också den nya stadsstrategins behov.

Stadsstyrelsen och fullmäktige tar före sommaren ställning till sektorstrukturen och serviceområden. Efter detta kommer beredningsarbetet på sektorerna fortsätta så, att det väljs personer som ska leda en mer detaljerad fortsatt beredning tillsammans med sektorernas chefer på olika nivåer, närmaste chefer och personal. Valet av sektordirektörer föreslås ske hösten 2022 genom ett internt anmälningsförfarande. Kostnadsställen för resultatenheterna inom serviceområden preciseras först under budgetbehandlingen hösten 2022. Beslut om hur personalen placeras i resultatenheterna tas i samband med personalplanen som godkänns i samband med budgeten. Samarbetsförhandlingarna om personalomplaceringar och behövliga individuella förhandlingar förs i augusti–september. Till närmaste chefer, chefer på olika nivå och personalen erbjuds träning och utbildning inför ändringen.

Efter fullmäktiges beslut börjar också revidering av stadens förvaltningsstadga som kommer till fullmäktige för beslut under höstperioden 2022.

Grundläggande konstundervisning (konstläroanstalten, dvs. musikinstitutet och konstskolan) står nära småbarnspedagogik och skolor men är ändå frivillig verksamhet av hobbykaraktär som huvudsakligen sker på fritiden. Som del av den nya sektorn för livskraft förenas grundläggande konstundervisning stärkare med kultur- och konstupplevelser, evenemang, utställningar och andra fritidsverksamheter.
Varför ingår Navigatorn inte i sektorn för växande och lärande utan i sektorn för livskraft?

Navigatorn står nära sektorn för växande och lärande på samma sätt som ungdomstjänsterna. Som del av den nya sektorn för livskraft kan staden ändå erbjuda unga en mer omfattande servicehandledning med låg tröskel där unga utan dröjsmål kan få mångsidig hjälp för utbildning, sökande av yrke, sysselsättning, livshantering, sociala och ekonomiska problem, bostadslöshet och frågor om fritiden. Sambandet mellan sysselsättningstjänster och stadens integrationstjänster framhävs också av lagstiftningen som revideras.
Varför ingår ungdomstjänsterna i sektorn för växande och lärande och inte i sektorn för livskraft?

Ungdomstjänsterna står nära den nya sektorn för livskraft i likhet med andra fritids- och kulturtjänster. Kunderna är ändå desamma barn och unga som i sektorn för växande och lärande. Som del av sektorn för växande och lärande kan ungdomstjänsterna aktivare samarbeta med utbildningstjänster när det gäller att stöda barns och ungas utveckling och välfärd och att förebygga marginalisering.

Inom idrotten kan man finna nya synergiförmåner genom att sammanslå samma slags yrkeskompetens under samma arbetsledning. Därför ingår idrottens kärntjänster i förslaget i sektorn för livskraft tillsammans med andra fritidstjänster. I idrottens kärntjänster koncentrerar man sig på främjande av idrott och motion. I tjänstens kärna ingår genomförande av idrottsprogrammet, samarbete med och stöd till idrottsföreningar samt handledning av grupper och kurser. I dessa arbetsuppgifter anknyter personalens kompetens till ledning av motion, främjande av ett levnadssätt som innehåller motion samt utveckling av idrottstjänster. Idrottens kärntjänster ingår naturligt i sektorn för livskraft tillsammans med andra fritidstjänster.

Idrottens tekniska stödtjänster placerar sig i serviceområdet för stadsinfrastrukturens serviceområde, sektorn för stadsutvecklingen tillsammans med de nuvarande tjänsterna för kommuntekniken. Idrottens tekniska stödtjänster skapar förutsättningar för producerande av idrottstjänster och de kräver också stark specialkompetens. Utbildningsbakgrunden och kompetensen är ändå likadan som i kommuntekniken, till exempel ingenjörer och andra yrken med teknisk karaktär.

I stadens nuvarande organisation leds samma eller samma slags tekniska stödtjänster och stöduppgifter på flera olika ställen. Detta försvårar utförandet av arbetet och produceringen av tjänster på grund av flaskhalsar, överlappningar, bristen på samarbete och ineffektivitet. När små resurser är utspridda på olika ställen är verksamheten och tjänsterna också mycket sårbara. Till exempel under semestertiderna och vid sjukdomsfall är det svårt att hitta vikarier. Personalens arbetshälsa har satts på prov.

Genom att sammanslå kommunteknikens och idrottens tekniska tjänster i stadsinfrastrukturens serviceområde kan man utnyttja nuvarande resurser vettigare. Genom att utbilda personal i en större enhet kan man garantera tjänsternas kontinuitet också på semestertider och vid sjukdomsfall. Synergiförmåner får man också med samanvändning av maskiner och anordningar och i upphandlingar, till exempel när det gäller material och entreprenader.

I stadsinfrastrukturens serviceområde sammanslås planeringen av utomhusidrottsområden och utomhusidrottsplatser med planeringsprocessen för markanvändningen, då man kan schemalägga anläggande av idrottsplatser och reservera anslag i omfattande utsträckning och i rätt tid. Kompetensen som behövs i underhållet och förvaltningen av byggnader finns inom lokalitetsledningen, och därför föreslås underhållet och förvaltningen av idrottsbyggnader centraliseras till lokalitetsledningen.