Kaupungin organisaatiouudistus etenee kaupunginhallituksen käsittelyyn

Huhtikuun aikana on toteutettu henkilöstön osallistamisprojekti, jonka myötä maalikuun lopussa julkistettua organisaatiorakenteen luonnosta on täsmennetty.

– Henkilöstö antoi runsaasti tärkeää palautetta osallistamisprojektin aikana. Yhteenveto osoittaa odotetusti, että osa henkilöstöstä kokee organisaation muuttumisen uhkana, osa puolestaan näkee muutoksessa mahdollisuuksia kehittyä ja parantaa palveluita, henkilöstöjohtaja Anu Kalliosaari tiivistää.

Palautteen perusteella on tehty muutoksia toimialojen nimiin sekä muutettu palvelualueiden rakennetta. Organisaation perusrakenne on kuitenkin samankaltainen kuin maalikuun lopussa julkaistussa luonnoksessa.

Operatiivisessa organisaatiossa on neljä toimialaa: konsernipalvelujen toimiala, elinvoiman toimiala, kaupunkikehityksen toimiala sekä kasvun ja oppimisen toimiala. Luottamushenkilöorganisaatio vastaa operatiivista organisaatiota. Kaupunginhallituksen alaisuudessa on uusi konserniohjausta vahvistava konsernijaosto.

– Eniten ovat puhuttanut uusi elinvoiman toimiala, liikunta- ja nuorisopalveluiden, taiteen perusopetuksen sekä Ohjaamon sijoittuminen uudessa organisaatioissa sekä hallintoon liittyvät kysymykset, kaupunginjohtaja Jukka-Pekka Ujula kertoo.

– Toimialarakenteessa on pyritty tasapainoiseen kokonaisuuteen toimialojen henkilöstömäärän, budjetin ja toiminnan vaikuttavuuden suhteen, ottaen huomioon valtakunnalliset uudistukset, mm. TE-palvelujen uudistus sekä kaupungin uudet strategiset linjaukset, Jukka-Pekka Ujula jatkaa.

Toimialojen palvelualueille on pyritty kokoamaan samanlaista koulutusalaa ja ammattiosaamista omaavia työntekijöitä ja viranhaltijoita. Tämä näkyy muun muassa hallinnon keskittämisenä ja teknisen alan tehtävien sijoittamista pääosin kaupunkikehitystoimialalle ja toimitilajohtoon. Osaajien kokoaminen samalle palvelualueelle tuo monenlaisia synergiaetuja sekä vahvistaa henkilöstön ammatti-identiteettiä.

Valmistelun lähtökohtana on ollut se, että poliittisen päätöksentekomallin ja operatiivisen organisaation tulee tukea toisiaan. Ehdotus lähtee vahvan demokraattisen luottamushenkilöohjauksen ajatuksesta.

– On tärkeää huomata, että virkavastuulla asioiden valmistelua luottamuselimille tekevien asiantuntijoiden määrää ei ole tarkoituksenmukaista vähentää luottamuselinten määrän pysyessä ennallaan. Organisaatiorakenteen tulee tukea lisäksi toimialojen johtamista. Johtamiskäytäntöjä on tarkoitus yhtenäistää ja vahvistaa, ja lähijohtajille, esihenkilöille ja henkilöstölle tarjotaan laajasti muutosvalmennusta ja -koulutusta, henkilöstöjohtaja Anu Kalliosaari kertoo.

– Kaikkia tavoitteita yhdistävää organisaatiomallia ei voida rakentaa, vaan kompromisseja joudutaan tekemään. Mallia joudutaan vielä jalostamaan tehtävien, taloudellisten mahdollisuuksien ja lainsäädännön kehittymisen myötä, kaupunginjohtaja Jukka-Pekka Ujula muistuttaa.

Organisaatiouudistus on ajankohtainen hyvinvointialueuudistuksen vuoksi. Sosiaali- ja terveystoimen sekä pelastustoimen siirtyminen hyvinvointialueelle vuonna 2023 lähes puolittaa kaupungin organisaation. TE-palveluita ollaan siirtämässä kuntien vastuulle vuonna 2024. Muutosten myötä kaupungin tehtävät muuttuvat. Kaupungin hyvinvointitehtävä sekä elinvoiman edistämisen rooli korostuvat, ja samalla konserniohjauksen merkitys kasvaa. Uuden organisaation tulee kyetä vastaamaan myös uuden kaupunkistrategian tarpeisiin.

Kaupunginhallitus ja -valtuusto ottavat ennen kesää kantaa toimialarakenteeseen ja palvelualueisiin. Sen jälkeen toimialojen valmistelutyön on tarkoitus jatkua niin, että valitaan henkilöt, jotka johtavat yksityiskohtaisempaa jatkovalmistelua yhdessä toimialan esihenkilöiden, lähijohtajien ja henkilöstön kanssa. Toimialajohtajien valinta esitetään tapahtuvan syksyllä 2022 sisäisen ilmoittautumismenettelyn kautta. Palvelualueiden sisällä olevat tulosyksiköt kustannuspaikat täsmentyvät lopullisesti vasta talousarviokäsittelyssä syksyllä 2022. Henkilöstön sijoittumisesta tulosyksiköihin päätetään talousarvion yhteydessä hyväksyttävän henkilöstösuunnitelman yhteydessä. Yhteistoimintaneuvottelut henkilöstösiirroista ja tarvittavat yksilöneuvottelut käydään elo-syyskuussa. Lähijohtajille, esihenkilöille ja henkilöstölle tarjotaan laajasti muutosvalmennusta ja -koulutusta.

Valtuuston päätöksen jälkeen alkaa myös kaupungin hallintosäännön uudistaminen, joka tuodaan valtuuston päätettäväksi vuoden 2022 syyskauden aikana.

Taiteen perusopetus (taideoppilaitos eli musiikkiopisto ja taidekoulu) on lähellä varhaiskasvatusta ja kouluja, mutta se on kuitenkin vapaaehtoista, harrastusmaista toimintaa, joka tapahtuu pääosin vapaa-ajalla. Osana uutta elinvoiman toimialaa taiteen perusopetus yhdistyy vahvemmin kulttuuri – ja taide-elämyksiin, tapahtumiin ja näyttelyihin ja muihin vapaa-ajan toimintoihin.

Ohjaamo on lähellä kasvun ja oppimisen toimialaa nuorisopalvelujen tavoin. Osana uutta elinvoiman toimialaa nuorille voidaan kuitenkin tarjota kokonaisvaltaisempaa matalan kynnyksen palveluohjausta, jossa on viiveettä saatavissa monipuolista apua koulutukseen, ammatin etsintään, työllistymiseen, elämänhallintaan, sosiaalisiin ja taloudellisiin ongelmiin, asunnottomuuteen ja vapaa-aikaa koskeviin kysymyksiin. Yhteyttä työllisyyspalveluihin ja kaupungin kotoutumisen palveluihin korostaa myös uudistuva lainsäädäntö.
Miksi nuorisopalvelut sijoittuvat kasvun ja oppimisen toimialalle eivätkä elinvoiman toimialalle?

Nuorisopalvelut ovat lähellä uutta elinvoiman toimialaa muiden vapaa-aika- ja kulttuuripalvelujen tavoin. Asiakkaina on kuitenkin samoja lapsia ja nuoria kuin kasvun ja oppimisen toimialalla. Osana kasvun ja oppimisen toimialaa nuorisopalvelut voivat tehdä tiiviimpää yhteistyötä opetuspalveluiden kanssa lasten ja nuorten kehityksen ja hyvinvoinnin tukemisessa ja syrjäytymisen ehkäisyssä.

Liikunnan alueella voi löytää uusia synergiahyötyjä yhdistämällä samanlaista ammattiosaamista saman työnjohdon alle. Siksi liikunnan ydinpalvelut sijoittuvat ehdotuksessa elinvoiman toimialalle yhdessä muiden vapaa-aikapalvelujen kanssa. Liikunnan ydinpalveluissa keskitytään liikunnan ja liikkumisen edistämineen. Palvelun ytimessä ovat liikuntaohjelman toteuttaminen, seurayhteistyö ja -tuki, yhteistyö lajiliittojen kanssa sekä ryhmien ja kurssien ohjaaminen. Näissä tehtävissä henkilöstön osaaminen liittyy liikunnan ohjaamiseen, liikunnallisen elämäntavan edistämiseen sekä liikuntapalveluiden kehittämiseen. Liikunnan ydinpalvelut sijoittuvat luontevasti elinvoiman toimialalle yhdessä muiden vapaa-aikapalvelujen kanssa.

Liikunnan tekniset tukipalvelut sijoittuvat muiden teknisten tukitoimintojen tavoin kaupunki-infran palvelualueelle, kaupunkikehityksen toimialalle yhdessä nykyisten kuntatekniikan palveluiden kanssa. Liikunnan tekniset tukipalvelut luovat edellytyksiä liikuntapalveluiden tuottamiselle, ja ne vaativat myös vahvaa erityisosaamista. Koulutustausta ja osaaminen on kuitenkin samankaltaista kuin kuntatekniikassa, esimerkiksi insinöörejä ja muita teknisluonteisia ammatteja.

Kaupungin nykyisessä organisaatiossa samoja tai samankaltaisia teknisiä tukitoimintoja ja -tehtäviä johdetaan useassa eri paikassa. Tämä hankaloittaa työn tekemistä ja palvelujen tuottamista kapeikkojen, päällekkäisyyksien, yhteistyön puuteen ja tehottomuuden vuoksi. Kun vähäiset resurssit ovat hajallaan eri paikoissa, ovat toiminta ja palvelut myös hyvin haavoittuvia. Esimerkiksi loma-aikoina tai sairastapauksissa on sijaisten löytäminen vaikeaa. Henkilöstön työssäjaksaminen on koetuksella.

Yhdistämällä kuntatekniikan ja liikunnan tekniset palvelut kaupunki-infran palvelualueelle pystytään nykyisiä resursseja käyttämään järkevämmin. Laajemman yksikön henkilöstöä kouluttamalla voidaan taata palvelun jatkuvuus myös loma-aikoina ja sairastumisten yhteydessä. Synergiaetuja syntyy myös koneiden ja laitteiden yhteiskäytössä sekä hankinnoissa mm. materiaalien urakoiden osalta.

Kaupunki-infran palvelualueella ulkoliikunta-alueiden ja -paikkojen suunnittelu tulevat mukaan maankäytön suunnitteluprosessiin (MATSU), jolloin liikuntapaikkojen toteutusten ajoitus ja määrärahojen varaaminen pystytään huomioimaan laaja-alaisesti ja oikea-aikaisesti. Rakennusteen ylläpitoon ja hallinnointiin liittyvä osaaminen on toimitilajohdossa, ja siksi myös liikuntarakennusten ylläpito ja hallinnointi esitetään keskitettäväksi toimitilajohtoon.